Réunion Comité 28 novembre 2016

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{{Réunion comité | jour=28| mois= novembre/décembre| annee=2016}}
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COMPTE RENDU DE LA REUNION DU COMITE DU 5 JANVIER 2017
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Ordre du jour:
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Compte rendu effectué par Louis Hornez Secrétaire de séance le 28 novembre 2016.
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> Licences cyclos
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> Rando de l'an nouveau (distribution des tâches)
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> Point sur les séjours
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> Autre
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Présents ; Michel H/Claudine H/Lin D/Chantal T/Louis H/Philippe D/Pierre V/André G/Monique H/Veronique R/Delphine D/Sabine H
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Excusé : Fred G
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• lecture par le Président d’un courrier reçu de Vincent T concernant
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le Week-end à Giverny.
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• Le Président présente ses voeux à l’ensemble du comité.
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Licences cyclos
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Les bulletins d’inscription 2017 sont en ligne et également disponible au local. André
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G se charge des inscriptions et affiliations auprès de la FFCT.
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Rando CYCLO de l’An Nouveau dimanche 29 janvier 2017
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• une sortie de reconnaissance du circuit rando cyclo de l’an nouveau est
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programmée le dimanche 22 janvier 2017 à 9H. Le capitaine prévu est André G.
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• Il est proposé de faire un appel aux bénévoles demain lors de la rencontre
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mensuelle afin de repartir les tâches prévues.
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• Lin D se charge de refaire les bulletins d’inscription et de faire 150 copies chez
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Copy Center (2 bulletins par feuille) On signale un changement de logo de la
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mairie de Marcq en Baroeul
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• Rappel sécurité : nommer une personne qui prend le portable du club pendant
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l’événement.
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Présentation de l’organisation :
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> fléchage des deux circuits le samedi 28/01 à 13h par Pierre V
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> Installation tables (à partir de 7H30), mise à disposition des bulletins
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d’inscriptions (stylos) et tenue du bar par Michel H
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> Accueil des participants le dimanche 29/01 à partir de 8H
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> Comptage des participants ; André G
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> Préparation des sandwichs : MoniqueH, Véronique R
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> Permanence au Chalet /distribution boisson chaude (soupe et chocolat) et
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petite douceur (pain d’épice/cake) ; Chantal T et Delphine D
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Divers achats sont à prévoir (baguettes, boissons, lait, chocolat, soupe, biscottes,
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cake et pain d’épices) Les courses se feront quelques jours avant en fonction des
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prévisions de la météo du jour. Michel H tient à disposition la liste des achats de 2016.
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> Défléchage le lundi 30/01 le matin ou en début d’après-midi
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Le tableau d’organisation sera complété après la rencontre mensuelle selon
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l’engagement des adhérents.
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Organisation du couscous de l’An Nouveau du 29/01/2017 pour l’ensemble des
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adhérents du club.
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Il a été décidé qu’une participation de 10 euros par personne sera demandée.
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AUTRES
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> A ce jour 48 licences marche sont enregistrées pour 2017.
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> Delphine D propose un projet innovant afin de faire connaître l’activité du club et de
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favoriser l’inscription de nouveaux adhérents. Il s’agit d’organiser un départ (marche
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et cyclo) du site DOMYOS à Bondues avec une communication dans le hall de
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l’établissement (sous forme d’affiche). Le concept est très intéressant et nous
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envisageons de planifier lors des prochaines réunions « planning calendrier » une
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date en mars, en juin et une autre en septembre, de préférence un samedi pour les
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marcheurs, un dimanche pour les cyclos. A suivre.
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> André suggère de réfléchir à l’éventualité d’ouvrir une page FACEBOOK pour le club
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(groupe spécifique). L’ensemble du Comité adhère à ce projet et une étude sera
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menée par Louis H et Lin D concernant la faisabilité de ce projet.
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> Pour répondre à la demande des cyclos et au besoin de mieux afficher l’existence
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d’une activité cyclotouriste au RCM, Louis consulte le Comité pour savoir si un budget
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spécifique « équipement cyclos » peut être envisagé en 2017. Un débat suit cette
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proposition.
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Il a été décidé à l’unanimité qu’un budget d’un montant de 600 euros est attribué.
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Projet suivi par Louis H, dans l’attente de connaître le nombre d’adhérents cyclo et le
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nombre de personnes intéressées par un nouvel équipement spécifique au Club.
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===Etaient présent(e)s ===
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Organisation des permanences au club le vendredi soir de 19h à 20h
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* 13/01 Philippe D 20/01 Pierre Vilain 27/01 André G
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Monique Hannedouche, Sabine Hornez, Delphine Depecker, Veronique Richez, Chantal Toulemonde, Claudine Herpin,
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Date de la prochaine réunion du comite le lundi 30 janvier 2017 à 18 H
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André Grinnaert, Michel Herpin, Lin Dufour, Frédéric Glacet, Pierre Vilain, Philippe Demonchy, Louis Hornez
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Le 5 janvier 2017
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Excusé : Pierre V.
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Compte rendu rédigé par Sabine H
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Secrétaire de séance
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===Election du bureau===
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Ont été élus à l’unanimité :
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o Le Président : Pierre Vilain .
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o Le Trésorier : Michel Herpin ;
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o Le Secrétaire : Frédéric Glacet.
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===Décisions et tâches===
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Ci-­après les décisions qui ont été prises ainsi que la répartition des tâches :
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1°) Pour répartir la charge de secrétariat, chaque réunion du Comité et chaque réunion mensuelle auront un secrétaire de séance différent. Le compte rendu de la prochaine réunion mensuelle (le 2 décembre 2016) sera effectué par Philippe Demonchy.
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2°) La tenue à jour de la liste d’adhérents, la rédaction et édition de la feuille de présence des participants aux randonnées sont confiées à André Grinnaert.
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3°) La demande des licences Cyclo est confiée à Pierre Vilain.
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4°) La demande des licences Marche est confiée à Frédéric Glacet.
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5°) L’ordre du jour des réunions du comité et réunions mensuelles sera établi après consultation des membres du comité, centralisé
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par le secrétaire pour validation par le Président et envoi aux destinataires.
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6°) Les relations avec la Mairie et ses services seront assurées par Pierre Vilain.
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7°) L’information de nos randos dans la Voix du Nord sera assurée par Delphine Depecker.
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8°) Les marcheurs et les cyclos se réuniront pour établir deux calendriers distincts et pour deux mois avant transmission au Webmaster pour mise en ligne sur le site internet. Le calendrier Marche est finalisé par Frédéric Glacet, le calendrier Vélo par André
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Grinnaert. Les cyclos se réuniront le 15/12 à 18heures, les marcheurs conviendront d’une date après un sondage Doodle.
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9°) Une commission «Voyage, séjour, week-­‐end» pour la Marche sera animée par Monique Hannedouche, Sabine Hornez, Véronique
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Richez, Delphine Depecker, Chantal Toulemonde, Claudine Herpin et Michel Herpin.
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10°) L’organisation de «voyage, séjour, week-­‐end » pour les Cyclo sera débattue lors de leurs rencontres calendaires.
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11°) Le Webmaster du RCM est désigné : Lin Dufour.
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12°) La gestion du bar est prise en charge par Pierre Vilain.
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13°) Les relations avec les Fédérations Marche et Cyclo seront assurées respectivement par Frédéric Glacet et Pierre Vilain ainsi que
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l’information qui en découle aux adhérents.
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14°) La mise à jour des listes d’Email et listes sur OVH est confiée à Frédéric Glacet.
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15°) La rédaction des bulletins d’inscription et diffusion aux adhérents est confiée à Frédéric Glacet pour l’activité Marche et André
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Grinnaert pour l’activité Cyclo.
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16°) La réflexion pour le choix des événements communs aux deux activités sera analysée en réunion du Comité.
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===Projets 2017===
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Au programme de l’année 2017 sont déjà envisagés :
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-­‐ La Galette des Rois le 6 janvier 2017.
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-­‐ La rando de l’An Nouveau le 29 janvier 2017.Frédéric Glacet et Pierre Vilain se chargent de la réservation du chalet «ravitaillement». Le chèque à une association caritative sera fait à l’association Rire de Soi.
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-­‐ La rencontre InterClub avec les marcheurs de l’association Rando Pour Tous de Bois le Roi en Seine et Marne est programmée les 25, 26 et 27 mai 2017 soit pour une durée de 2 nuits, 3jours.
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-­‐ Chacun(e) est appelé(e) à réfléchir pour l’organisation d’un week-­‐end commun aux deux activités, Où, Quand, Comment ?
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===Dates des prochaines réunions===
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Les prochaines réunions du Comité sont fixées au 5 janvier à 19 h ; 30 janvier à 18H ; 27 février à 18h.
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Les prochaines réunions mensuelles sont fixées au 6 janvier à 19h ; 3 février à 19h ; 3 mars à 19h.
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===Permanences===
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La Permanence au local sera effectuée le 9 décembre 2016 par Pierre Vilain. Le 16 décembre 2016 par Claudine Herpin.
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Version actuelle

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU COMITE DU 5 JANVIER 2017 Ordre du jour:

> Licences cyclos > Rando de l'an nouveau (distribution des tâches) > Point sur les séjours > Autre Présents ; Michel H/Claudine H/Lin D/Chantal T/Louis H/Philippe D/Pierre V/André G/Monique H/Veronique R/Delphine D/Sabine H Excusé : Fred G • lecture par le Président d’un courrier reçu de Vincent T concernant le Week-end à Giverny. • Le Président présente ses voeux à l’ensemble du comité. Licences cyclos Les bulletins d’inscription 2017 sont en ligne et également disponible au local. André G se charge des inscriptions et affiliations auprès de la FFCT. Rando CYCLO de l’An Nouveau dimanche 29 janvier 2017 • une sortie de reconnaissance du circuit rando cyclo de l’an nouveau est programmée le dimanche 22 janvier 2017 à 9H. Le capitaine prévu est André G. • Il est proposé de faire un appel aux bénévoles demain lors de la rencontre mensuelle afin de repartir les tâches prévues. • Lin D se charge de refaire les bulletins d’inscription et de faire 150 copies chez Copy Center (2 bulletins par feuille) On signale un changement de logo de la mairie de Marcq en Baroeul • Rappel sécurité : nommer une personne qui prend le portable du club pendant l’événement. 2 Présentation de l’organisation : > fléchage des deux circuits le samedi 28/01 à 13h par Pierre V > Installation tables (à partir de 7H30), mise à disposition des bulletins d’inscriptions (stylos) et tenue du bar par Michel H > Accueil des participants le dimanche 29/01 à partir de 8H > Comptage des participants ; André G > Préparation des sandwichs : MoniqueH, Véronique R > Permanence au Chalet /distribution boisson chaude (soupe et chocolat) et petite douceur (pain d’épice/cake) ; Chantal T et Delphine D Divers achats sont à prévoir (baguettes, boissons, lait, chocolat, soupe, biscottes, cake et pain d’épices) Les courses se feront quelques jours avant en fonction des prévisions de la météo du jour. Michel H tient à disposition la liste des achats de 2016. > Défléchage le lundi 30/01 le matin ou en début d’après-midi Le tableau d’organisation sera complété après la rencontre mensuelle selon l’engagement des adhérents. Organisation du couscous de l’An Nouveau du 29/01/2017 pour l’ensemble des adhérents du club. Il a été décidé qu’une participation de 10 euros par personne sera demandée. AUTRES > A ce jour 48 licences marche sont enregistrées pour 2017. > Delphine D propose un projet innovant afin de faire connaître l’activité du club et de favoriser l’inscription de nouveaux adhérents. Il s’agit d’organiser un départ (marche et cyclo) du site DOMYOS à Bondues avec une communication dans le hall de l’établissement (sous forme d’affiche). Le concept est très intéressant et nous envisageons de planifier lors des prochaines réunions « planning calendrier » une date en mars, en juin et une autre en septembre, de préférence un samedi pour les marcheurs, un dimanche pour les cyclos. A suivre. > André suggère de réfléchir à l’éventualité d’ouvrir une page FACEBOOK pour le club (groupe spécifique). L’ensemble du Comité adhère à ce projet et une étude sera menée par Louis H et Lin D concernant la faisabilité de ce projet. > Pour répondre à la demande des cyclos et au besoin de mieux afficher l’existence d’une activité cyclotouriste au RCM, Louis consulte le Comité pour savoir si un budget 3 spécifique « équipement cyclos » peut être envisagé en 2017. Un débat suit cette proposition. Il a été décidé à l’unanimité qu’un budget d’un montant de 600 euros est attribué. Projet suivi par Louis H, dans l’attente de connaître le nombre d’adhérents cyclo et le nombre de personnes intéressées par un nouvel équipement spécifique au Club.

Organisation des permanences au club le vendredi soir de 19h à 20h

  • 13/01 Philippe D 20/01 Pierre Vilain 27/01 André G

Date de la prochaine réunion du comite le lundi 30 janvier 2017 à 18 H Le 5 janvier 2017

Compte rendu rédigé par Sabine H Secrétaire de séance

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