Réunion comité 28 novembre 2016

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{{Réunion comité | jour=28| mois=novembre| annee=2016}}
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{{Réunion comité extraordinaire | jour=14| mois=décembre| annee=2016}}
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Compte rendu de la réunion Comité du RCM.
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Réunion de comité extraordinaire du 14 décembre 2016.
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Secrétaire de séance Louis Hornez
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Ordre du jour
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Organisation et présentation des séjours de printemps
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Questions diverses
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Étaient présents (11 membres) :
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Pierre V. – Frédéric G. – Sabine H. – Monique H. – Louis H. - André G. – Michel H. – Claudine H. – Lin D. – Chantal T. – Véronique R.
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S’étaient excusés : Delphine D. – Philippe D.
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13 Participants : Monique Hannedouche, Sabine Hornez, Delphine Depecker, Veronique Richez, Chantal Toulemonde, Claudine Herpin, André Grinnaert, Michel Herpin, Lin Dufour, Frédéric Glacet, Pierre Vilain, Philippe Demonchy, Louis Hornez
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Rédactrice de cette rencontre : Véronique R.
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===Election du Bureau===
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La question du jour est de savoir si le club maintient les 2 séjours proposés pour le printemps 2017 en raison de la proximité des dates envisagées (4 semaines).
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-Le 1erséjour, celui de Fontainebleau proposé par Sabine H, a déjà fait l’objet d’une concertation en comité et d’une communication lors de la rencontre mensuelle : il est donc fixé et organisé. Il aura lieu du jeudi 25 au samedi 27 mai sur la base d’un échange (nous recevrons nos hôtes en 2018). Les participants seront complétement pris en charge par le club de marche de Bois-Le-Roi en Seine et Marne (hébergement chez l’habitant, accompagnement en rando, repas). Reste à charge le co-voiturage.
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Ont été élus à l’unanimité :
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-Le 2nd séjour, proposé par Michel H concerne un WE cyclo-marcheurs à Giverny dans l’Eure du samedi 24 au lundi 26 juin pour un coût estimé de 120€ par personne si le club accorde une participation financière de 20€/personne. Les frais comprennent l’hébergement en gîte municipal (sur une base de 15 personnes), les repas dont certains tirés du sac, la visite de la maison Claude Monet ainsi que le co-voiturage.
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Le Président : Pierre Vilain
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La participation financière du club à hauteur de 20 euros/personne pour ce séjour est votée à main levée par 8 voix «pour» et 3 abstentions.
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Le Trésorier : Michel Herpin
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Le Secrétaire : Frédéric Glacet
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===Répartition des tâches===
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André G. fait remarquer que le WE cyclo-marcheurs a traditionnellement lieu à la Pentecôte. Depuis deux ans, sans doute par manque d’anticipation, il a été compliqué de l’organiser.
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Il est décidé de travailler à celui de 2018 avant la fin du 1er trimestre 2017, les hébergements étant souvent retenus un an à l’avance voire davantage pour les lieux les plus prisés.
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Pour les cyclistes, André G. propose de profiter du WE de Pentecôte pour faire un petit voyage itinérant de 2 ou 3 jours (Ronde des Moulins ou Randonnée permanente Flandre-Artois).
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1°) Pour répartir la charge de secrétariat, chaque réunion du Comité et chaque réunion mensuelle auront un secrétaire de séance différent. Le compte rendu de la prochaine réunion mensuelle (le 2 décembre 2016) sera effectué par Philippe Demonchy.
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Chantal T signale également que la date de l’Euro meeting qui se passera à Gladbeck en 2017, manifestation où la ville de Marcq apprécie l’engagement du RCM, risque très probablement d’être concomitante avec celle du WE à Giverny et pourrait le concurrencer (aucun frais pour ce déplacement ouvert également aux membres du club).
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2°) La tenue à jour de la liste d’adhérents, la rédaction et édition de la feuille de présence des participants aux randonnées sont confiées à André Grinnaert.
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Il est toutefois décidé à la majorité que les deux séjours n’étant pas comparables (l’un est gratuit pour la majorité des prestations, l’autre payant), ils doivent être proposés ensemble pour permettre au plus grand nombre de participer. Michel H. va rédiger le formulaire d’inscription pour Giverny afin de le publier au plus vite et Sabine H. transmettra celui de Fontainebleau en janvier.
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3°) La demande des licences Cyclo est confiée à Pierre Vilain.
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Dernier point abordé : André se charge de rédiger au plus vite le bulletin d’adhésion 2017 pour les cyclistes
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4°) La demande des licences Marche est confiée à Frédéric Glacet.
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5°) L’ordre du jour des réunions du comité et réunions mensuelles sera établi après consultation des membres du comité, centralisé par le secrétaire pour validation par le Président et envoi aux destinataires.
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6°) Les relations avec la Mairie est ses services seront assurées par Pierre Vilain.
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7°) L’information de nos randos dans la Voix du Nord sera assurée par Delphine Depecker.
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8°) Les marcheurs et les cyclos se réuniront pour établir deux calendriers distincts et pour deux mois avant transmission au Webmaster pour mise en ligne sur le site internet. Le calendrier Marche est finalisé par Frédéric Glacet, le calendrier Vélo par André Grinnaert. Les cyclos se réuniront le 15/12 à 18heures, les marcheurs conviendront d’une date après un sondage Doodle.
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9°) Une commission « Voyage, séjour, week-end » pour la Marche sera animée par Monique Hannedouche, Sabine Hornez, Véronique Richez, Delphine Depecker, Chantal Toulemonde, Claudine Herpin et Michel Herpin.
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10°) L’organisation de « voyage, séjour, week-end » pour les Cyclo sera débattue lors de leurs rencontres calendaires.
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11°) Le Webmaster du RCM est désigné : Lin Dufour.
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12°) La gestion du bar est prise en charge par Pierre Vilain.
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13°) Les relations avec les Fédérations Marche et Cyclo seront assurées respectivement par Frédéric Glacet et Pierre Vilain ainsi que l’information qui en découle aux adhérents.
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14°) La mise à jour des listes d’Email et listes sur OVH est confiée à Frédéric Glacet.
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15°) La rédaction des bulletins d’inscription et diffusion aux adhérents est confiée à Frédéric Glacet pour l’activité Marche et André Grinnaert pour l’activité Cyclo.
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16°) La réflexion pour le choix des événements communs aux deux activités sera analysée en réunion du Comité.
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=== Au programme de l'année 2017 envisagé===
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- La Galette des Rois le 6 janvier 2017.
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- La rando de l’An Nouveau le 29 janvier 2017. Frédéric Glacet et Pierre Vilain se chargent de la réservation du chalet « ravitaillement ». Le chèque à une association caritative sera fait à l’association Rire de Soi.
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- La rencontre InterClub avec les marcheurs de l’association Rando Pour Tous de Bois le Roi en Seine et Marne est programmée les 25, 26 et 27 mai 2017 soit pour une durée de 2 nuits, 3jours.
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- Chacun(e) est appelé(e) à réfléchir pour l’organisation d’un week-end commun aux deux activités, Où, Quand, Comment ?
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===Prochaines réunions du Comité===
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au 5 janvier à 19 h ; 30 janvier à 18 h et 27 février à 18h
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===Dates des rencontres===
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6 janvier à 19h ; 3 février à 19h et 3 mars à 19h
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===Les permanences===
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le 9 décembre 2016 par Pierre Vilain ;
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Le 16 décembre 2016 par Claudine Herpin.
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===Rappel de la Prochaine réunion===
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jeudi 5 janvier à 19H
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Version actuelle

Modèle:Réunion comité extraordinaire

Réunion de comité extraordinaire du 14 décembre 2016. Ordre du jour Organisation et présentation des séjours de printemps Questions diverses

Étaient présents (11 membres) : Pierre V. – Frédéric G. – Sabine H. – Monique H. – Louis H. - André G. – Michel H. – Claudine H. – Lin D. – Chantal T. – Véronique R. S’étaient excusés : Delphine D. – Philippe D.

Rédactrice de cette rencontre : Véronique R.

La question du jour est de savoir si le club maintient les 2 séjours proposés pour le printemps 2017 en raison de la proximité des dates envisagées (4 semaines). -Le 1erséjour, celui de Fontainebleau proposé par Sabine H, a déjà fait l’objet d’une concertation en comité et d’une communication lors de la rencontre mensuelle : il est donc fixé et organisé. Il aura lieu du jeudi 25 au samedi 27 mai sur la base d’un échange (nous recevrons nos hôtes en 2018). Les participants seront complétement pris en charge par le club de marche de Bois-Le-Roi en Seine et Marne (hébergement chez l’habitant, accompagnement en rando, repas). Reste à charge le co-voiturage.

-Le 2nd séjour, proposé par Michel H concerne un WE cyclo-marcheurs à Giverny dans l’Eure du samedi 24 au lundi 26 juin pour un coût estimé de 120€ par personne si le club accorde une participation financière de 20€/personne. Les frais comprennent l’hébergement en gîte municipal (sur une base de 15 personnes), les repas dont certains tirés du sac, la visite de la maison Claude Monet ainsi que le co-voiturage. La participation financière du club à hauteur de 20 euros/personne pour ce séjour est votée à main levée par 8 voix «pour» et 3 abstentions.

André G. fait remarquer que le WE cyclo-marcheurs a traditionnellement lieu à la Pentecôte. Depuis deux ans, sans doute par manque d’anticipation, il a été compliqué de l’organiser. Il est décidé de travailler à celui de 2018 avant la fin du 1er trimestre 2017, les hébergements étant souvent retenus un an à l’avance voire davantage pour les lieux les plus prisés. Pour les cyclistes, André G. propose de profiter du WE de Pentecôte pour faire un petit voyage itinérant de 2 ou 3 jours (Ronde des Moulins ou Randonnée permanente Flandre-Artois).

Chantal T signale également que la date de l’Euro meeting qui se passera à Gladbeck en 2017, manifestation où la ville de Marcq apprécie l’engagement du RCM, risque très probablement d’être concomitante avec celle du WE à Giverny et pourrait le concurrencer (aucun frais pour ce déplacement ouvert également aux membres du club).

Il est toutefois décidé à la majorité que les deux séjours n’étant pas comparables (l’un est gratuit pour la majorité des prestations, l’autre payant), ils doivent être proposés ensemble pour permettre au plus grand nombre de participer. Michel H. va rédiger le formulaire d’inscription pour Giverny afin de le publier au plus vite et Sabine H. transmettra celui de Fontainebleau en janvier.

Dernier point abordé : André se charge de rédiger au plus vite le bulletin d’adhésion 2017 pour les cyclistes